Aménagement d'un espace de coworking : concilier productivité et bien-être
Le coworking, ce tiers-lieu où l’on travaille comme à la maison
Le concept du « coworking » a connu un fort engouement ces dernières années. Après avoir rencontré un succès croissant aux États-Unis dès la fin des années 90, ces espaces se sont multipliés en Europe et dans le monde. Bien plus qu'un simple espace de travail partagé, le coworking est aujourd’hui un « tiers-lieu » à part entière, où les individus se rencontrent, échangent et collaborent. Comme tous les espaces collectifs, le coworking a dû se réinventer à partir de 2020 après la crise sanitaire. Il a désormais à nouveau le vent en poupe, offrant de nombreux avantages aux entreprises et aux collectivités en recherche de solutions pour leurs espaces de travail.
Dans ce guide complet, nous présentons les différents bénéfices d’un espace coworking pour une collectivité. Nous revenons aussi sur les principes de base à appliquer en termes d’aménagement, en tenant compte des tendances les plus récentes. De l’optimisation acoustique à la personnalisation des espaces, en passant par les zones de détente ou de restauration, vous retrouverez ici tous nos conseils pour créer votre espace coworking.
Les avantages de l'aménagement d'un espace de coworking
Réduction des coûts immobiliers pour les entreprises
L'un des principaux avantages du coworking pour les entreprises est la réduction des coûts immobiliers. En louant un espace dans un coworking, les entreprises et collectivités n'ont plus à supporter les coûts liés à l'entretien, au ménage, à la sécurité et aux autres services associés à la gestion d'un espace de travail traditionnel. De plus, avec l’émergence du télétravail, les équipes ne sont pas toujours présentes en même temps au bureau : avec une organisation adéquate, le coworking permet d’optimiser le nombre de places allouées aux collaborateurs.
Favoriser la créativité et la collaboration entre les travailleurs
Les espaces de coworking sont conçus pour encourager les interactions sociales et professionnelles entre les usagers. Cela favorise la créativité et la collaboration, permettant aux individus de différents horizons de se rencontrer, d'échanger des idées et de créer des synergies. L’important est de prévoir des espaces où il fait bon travailler, discuter, bref, collaborer.
Encourager un environnement de travail flexible et innovant
Le coworking offre aux travailleurs une grande flexibilité en termes d'espace et de temps de travail. Les entreprises comme les travailleurs indépendants peuvent ainsi s'adapter facilement aux changements et bénéficier d'un environnement de travail dynamique et innovant. Pour atteindre cet objectif, les collectivités peuvent s’appuyer sur des aménagements modulables, avec du mobilier facile à déplacer pour réorganiser l’espace selon les besoins.
Les principes de base de l'aménagement d'un espace de coworking
Utilisation efficace de l'espace : disposition du mobilier, circulation fluide
Pour optimiser l'espace dans un coworking, il est essentiel de penser à une disposition du mobilier qui favorise une circulation fluide et facilite les interactions entre les utilisateurs. Les meubles modulables et les cloisons amovibles sont des solutions idéales pour créer des espaces adaptables aux besoins des utilisateurs.
Acoustique : réduction du bruit et création d'ambiances sonores adaptées
On reproche souvent aux espaces ouverts (ou « open spaces ») une ambiance relativement bruyante. Veiller à l'acoustique est donc crucial dans l'aménagement d'un espace de coworking. Pour réduire le bruit dans les différentes zones, on peut utiliser des matériaux absorbeurs de sons sur les murs, les sols et les plafonds, ainsi que des cloisons acoustiques pour séparer les espaces. On peut aussi installer des fauteuils ou des cabines acoustiques, où les usagers pourront passer leurs appels sans déranger leurs collaborateurs et sans souffrir eux-mêmes des bruits ambiants.
Des boxes de deux à quatre personnes pourront également être utilisées pour organiser des réunions.
Personnalisation des espaces : identité visuelle et adaptation aux besoins des utilisateurs
La personnalisation des espaces est un élément clé pour créer un environnement de travail attractif. Le coworking doit avoir une identité propre, visible à travers le choix des couleurs et du type de mobilier choisi pour les aménagements.
Les éléments clés d'un espace de coworking bien aménagé
Mobilier ergonomique : chaises ajustables, bureaux adaptables, fauteuil ergonomique, etc.
Un mobilier ergonomique permet d’assurer le confort des utilisateurs. Les chaises ajustables, les bureaux réglables en hauteur et les fauteuils ergonomiques sont des éléments clés pour créer un environnement de travail agréable et productif, tout en limitant les douleurs liées aux troubles musculosquelettiques.
Les chaises et fauteuils ergonomiques doivent ainsi offrir un soutien optimal pour le dos, les épaules et la nuque. Réglables en hauteur, en profondeur et en inclinaison, ils s'adaptent à chaque utilisateur. Des accoudoirs réglables soutiennent les bras et réduisent la tension des épaules et du cou.
Quant aux bureaux réglables en hauteur, ils permettent de travailler debout ou assis, et de réduire les douleurs liées à une position assise prolongée. Le réglage de la hauteur peut être manuel, mais aussi électrique, pour plus de facilité et de précision.
D’autres éléments comme des accessoires et du mobilier ergonomique seront les bienvenus dans un espace coworking : parmi eux, citons les repose-pieds, les supports d'écran, les claviers et les souris ergonomiques.
Éclairage adéquat : lumière naturelle, bon éclairage pour réduire la fatigue visuelle
L’éclairage est très important sur le lieu de travail. On recommande de privilégier la lumière naturelle. Elle joue plusieurs rôles : elle permet de réduire la fatigue visuelle mais aussi d’améliorer la productivité. Elle a également un impact sur l’état psychique des usagers.
En cas d’éclairage artificiel, on veille à l’adapter aux différentes zones du coworking, en termes de puissance, de couleur et de « température » (lumière jaune ou blanche, chaude ou froide).
Technologie intégrée : accès Wi-Fi rapide, équipements de visioconférence, etc.
Les espaces de coworking doivent être équipés de technologies modernes pour répondre aux différents besoins des utilisateurs. Pensez à prévoir un accès Wi-Fi et un internet rapide, mais aussi des équipements de visioconférence et d'autres outils numériques facilitant la collaboration et la communication.
Les rangements : la solution adaptée au flex office
Dans un coworking, il est important de prévoir des solutions de rangement sécurisées et adaptées aux besoins des utilisateurs. Les caissons de bureau, les armoires et les étagères sont des options à considérer pour assurer un espace de travail ordonné et fonctionnel.
Les espaces importants dans un coworking
L’espace d’accueil
L'espace d'accueil est la première impression que les visiteurs et les utilisateurs auront du coworking : il doit être à la fois chaleureux, professionnel et représentatif de l'identité des lieux. Son aménagement doit faciliter l'orientation des visiteurs. Prévoyez une banque d’accueil, des sièges confortables pour les temps d’attente, mais aussi une signalétique claire.
Des casiers ou des consignes peuvent également être prévus pour le rangement temporaire des affaires personnelles de ceux qui travaillent dans le coworking en mode « nomade », et qui n’y occupent pas de bureau privatif.
L’open-space : zone de travail individuel et espace collectif
L'open-space est l'espace principal d'un coworking. Ici, les utilisateurs peuvent s’installer à des bureaux individuels ou à des tables partagées.
Pour créer un équilibre entre les postes de travail individuels et les zones de collaboration, vous pouvez installer dans l’open space des cloisons mobiles. En bois, montées sur pied, elles sont faciles à déplacer pour délimiter des espaces de travail semi-privatifs, offrant plus de tranquillité aux usagers.
L’important est de garantir un environnement de travail confortable et productif. Des claustras de séparation visuelle sur les bureaux peuvent aussi être aménagés.
Les bureaux fermés en coworking
Les bureaux fermés sont dédiés aux équipes, aux entreprises ou aux travailleurs indépendants ayant besoin d'un espace de travail plus silencieux ou confidentiel, tout en bénéficiant des services et des équipements mutualisés du coworking. Ce type d’espace est souvent loué sur des périodes prolongées par un même usager ou des équipes plus ou moins grandes. L’aménagement de base de ces bureaux fermés devra permettre une personnalisation de l’espace par son ou ses occupant(s), en termes de décoration, de mobilier spécifique, etc.
Les espaces brainstorming en coworking
Les espaces brainstorming sont des zones dédiées à la créativité, à l'innovation et à la résolution de problèmes en groupe : ils sont aménagés de manière à favoriser les échanges, la communication et la collaboration. Les équipements et le mobilier doivent être adaptés à cet usage, avec des tableaux blancs et des paperboards, mais aussi des écrans de projection ou des ENI (écrans numériques interactifs).
Si une table et des chaises de réunions sont les bienvenues dans l’espace brainstorming, pensez aussi aux assises dynamiques, comme les tabourets oscillants : elles stimulent la créativité.
Les espaces de réunions : informels ou classiques
Les espaces de réunions sont essentiels dans un coworking pour permettre aux utilisateurs de se réunir, d'échanger et de collaborer de manière formelle ou informelle. Choisir du mobilier modulable, comme des tables polyvalentes, peut être une bonne solution pour équiper cette zone.
En plus du mobilier « classique » que sont les tables et les chaises de réunion, pensez à installer dans ces espaces des écrans de projection et des systèmes de visioconférence.
Par ailleurs, des coins de réunions « informelles », peuvent aussi être aménagés dans des salons, des espaces de détente ou des alcôves, pour favoriser les échanges spontanés et les discussions conviviales.
L’espace restauration et café du coworking
L'espace restauration et café est un lieu de convivialité et de détente. Ici, les utilisateurs peuvent se restaurer ou discuter autour d’un café. Les lieux doivent être aménagés pour faciliter la préparation et la consommation des repas, avec une cuisine équipée, des réfrigérateurs, des micro-ondes et des espaces de rangement pour la vaisselle. Tables, chaises et canapés contribueront à créer un environnement agréable et accueillant.
Les espaces extérieurs : terrasses, jardins et autres espaces verts
Les espaces extérieurs sont de plus en plus prisés dans les coworkings. Terrasses et jardins sont autant de zones de travail, de détente et de rencontre, avec du mobilier fonctionnel et confortable, adapté à un usage extérieur : tables et assises résistantes aux conditions météo, parasols, pergolas... Les plantes, fleurs, arbustes ou arbres créent un environnement apaisant.
Les tendances actuelles en matière d'aménagement d'espace de coworking
Espaces verts et biophilie : intégration de plantes et d'éléments naturels
L'intégration d'espaces verts et d'éléments naturels dans les espaces de coworking est une tendance croissante. La présence de plantes et de matériaux naturels contribue à créer un environnement favorable au bien-être et à la productivité des usagers.
Solutions de gestion de l'espace intelligentes : applications de réservation de postes de travail
Il existe aujourd’hui des solutions de gestion d'espace intelligentes, telles que les applications de réservation de postes de travail. Elles permettent d'optimiser l'utilisation des espaces et de faciliter la vie des utilisateurs. Ces outils numériques contribuent à créer des espaces de coworking flexibles et adaptés aux besoins de chacun. Ils sont devenus essentiels à la gestion d’un flex office, dans la mesure où les usagers alternent entre présentiel et distanciel.
Design axé sur le bien-être : salles de méditation, espaces de détente
Le bien-être des utilisateurs est au cœur des préoccupations des concepteurs d'espaces de coworking. Salles de méditation et espaces de détente sont de plus en plus courants dans les espaces de coworking modernes. Pour aménager ces zones, pensez aussi à intégrer des éléments ludiques et stimulants, tels que des jeux de créativité ou des bibliothèques.
Finalement, comme pour tout aménagement de bureau, les principaux conseils pour aménager un espace de coworking sont de prendre en compte les besoins et attentes des utilisateurs, de concevoir des espaces flexibles et adaptables, et d’intégrer des éléments favorisant le bien-être et la productivité. Il s’agit aujourd’hui de créer des espaces de coworking attractifs, inspirants et fonctionnels, où les individus se sentent à la fois productifs et épanouis dans un environnement de travail de qualité.
On note également que certains coworking intègrent de plus en plus souvent l'art et la culture dans leurs espaces : cette tendance vise à créer des environnements inspirants et stimulants pour les utilisateurs. Cela peut se traduire par l'exposition d'œuvres d'art, l'organisation d'événements culturels ou la collaboration avec des artistes locaux pour décorer les lieux. D’autres espaces de coworking peuvent également se démarquer par leur thématique ou spécialité : ils répondent aux besoins spécifiques de certaines professions ou secteurs d'activité. Ces espaces, par exemple dédiés à la création numérique, au design ou à l'artisanat, seront aménagés avec des équipements et des services adaptés.
